Kai tikrintojai neteisūs

Norint aiškiai suvokti, kas yra geriausia praktika, neretai tenka pasiaiškinti, kas gi ta blogiausia praktika. Kodėl tam tikri dalykai turi būti daromi, laikantis tam tikrų nuostatų ir kodėl tos nuostatos yra besąlygiškai geros?

Todėl šį kartą parašysiu apie vieną ganėtinai paprastą, bet toli gražu neakivaizdų atvejį, kuris puikiai demonstruoja, kas yra bloga praktika ir kodėl kai kurie šabloniški sprendimai, dažnam atrodantys netgi abejotinais - neretai yra ne tik geriausi, bet ir vieninteliai duodantys rezultatų.

Kaip tikrintoja tapo auka

Anekdotiška istorija tiesiog buka: mažmeninės prekybos įmonė, turinti keletą parduotuvių, veikia, kaip didesnės įmonių grupės dalis. Reguliariai vykdomos inventorizacijos. Ir štai vieną kartą inventorizacijos metu parduotuvėje atrandamas maždaug 7000 litų trūkumas. Trūkumas užfiksuojamas, pasirašomas inventorizacijos aktas.

Po savaitės mažmeninės įmonės vadovas, kuris yra ir trūkumą turėjusios parduotuvės vedėjo viršininkas, sukelia skandalą: inventorizacija buvo neteisinga, nes atrasta kitų prekių, kurios padengia trūkumą. Buhalterei, vykdžiusiai inventorizaciją (tuo pačiu ir inventorizacinės komisijos pirmininkei) parašomas papeikimas ir dar pareikalaujama, kad ji parašytų pasiaiškinimą inventorizuotos parduotuvės vedėjui. Vyr. finansininkas, tiesioginis šios buhalterės vadovas, dirbantis įmonių grupėje, nežino, ką daryti, tad tiesiog nereaguoja. Prasideda kažkokie barniai, o mažmeninės įmonės vadovas, pasitelkęs kitą, jau "teisingą" buhalterę, taiso inventorizacijos rezultatus jau pasirašytame akte...

Suprantu, kad patyrusius skaitytojus, išgirdusius šią istoriją, gali ištikti juoko priepolis. Kas nors kitas gal pasakytų paprasčiau - su tokiu valdymu tos įmonės laukia bankrotas. Bet pažvelkim į gilumines priežastis, paklauskime keleto kvailiausių klausimų apie tai, kas čia blogai, ir kokios čia pasekmės?

Ar tikrintojas gali būti neteisus?

Ar tikrintojas gali būti neteisus? Lyg ir taip. O kas tada? Jei tikrintojas gali būti neteisus, tai reiškia, kad jis gali, turi tam teisę? Arba taip: jei tikrintojas gali būti neteisus, reiškia procese turi būti numatytas tikrintojo tikrinimas. Kadangi tikrintojo tikrintojas gali būti neteisus, tai ir jį reikia tikrinti. Ir taip toliau, tiesa?

Yra tik vienas būdas išspręsti šitą problemą: tiesiog tarti, kad tikrintojas teisus visada, net jei jis neteisus. Jei tikrinimo rezultatai neatitinka kažkokios realybės, reiškia - kalti tikrinamieji, o ne tikrintojas. Nes tikrinamieji turi būti suinteresuoti, kad tikrintojas gautų visus teisingus duomenis. Ir kad nepadarytų klaidų. Jei tik atsirado klaida - reiškia, tai yra problema - arba kažkas blogai, arba tikrinamieji nesugeba pateikti teisingų duomenų.

Dar daugiau: jei tikrintojas gali būti neteisus, tikrinamieji tampa nesuinteresuotais pateikti teisingus duomenis - juk tikrintojas pats juos susiras, jeigu jam to reikia. "Čia gi tikrintojo problema, tai tegul jis ir ieško" - tokių frazių neretai galima išgirsti įmonių padaliniuose, apie kuriuos darbuotojai kalba, kaip apie didžiausio bardako centrus.

Kaip matome, jei tik tikrintojas gali būti neteisus, patikrinimas tampa ir teoriškai, ir praktiškai nesėkmingu. Todėl vienintelis būdas užtikrinti, kad patikrinimas bus sėkmingas - tai besąlygiškai, be jokių išlygų tarti, kad dėl bet kokių tikrų ar menamų klaidų kalti tiktai tikrinamieji ir daugiau niekas kitas.

Bet kuri patikrinimo "klaida" visų pirma rodo ne tikrintojo darbo kokybę, o tai, kad pas tikrinamuosius yra problemų. Tikrintojo tikslas - surasti tas problemas, tam, kad jos būtų pataisytos, sutvarkytos. Tikrinamojo nesugebėjimas susigaudyti savo ūkyje - irgi problema.

Todėl auditas visada teisus. Inventorizacija visada teisinga. Revizija visada teisinga. Jei kas nors atrodo neteisinga - kaltas tiktai tikrinamasis. Be išlygų.

O kas, jei tikrintojas buvo neteisus?

Taip, gali būti, kad tikrintojas padarė klaidų - klaidos neišvengiamos darbe, neklysta tiktai tas, kas nedaro nieko. Tačiau šis atvejis, kaip matėme, skiriasi: tikrintojų klaidos - ne tikrinamųjų reikalas. Tikrintojai patys gali turėti savo darbo gerinimo metodus, tačiau šie metodai - tai jau tiktai pačių tikrintojų reikalas. Vienintelis vertinimo kriterijus, sakantis, kad tikrintojas dirba prastai - jei jis neatranda problemų. O kas kaltas dėl problemų - jau išsiaiškinome.

Ką reiktų atleisti iš darbo

Ar dar neakivaizdu, ką toje anekdotiškoje situacijoje reikia daryti? Mažmeninės įmonės vadovas, kuris tikrintoją ne tik išvadina neteisiu, šitaip sužlugdydamas visą patikrinimo procesą, yra visiškai nekompetetingas, nes tikrintoją dar ir verčia rašyti pasiaiškinimus. Pasiaiškinimus kam? Ogi tikrinamiesiems! Tiems, pas kuriuos buvo atrastas jau minėtas 7000 litų trūkumas! Negana to, tas pats vadovas po viso patikrinimo pats ima taisyti - falsifikuoti inventorizacijos aktą - patikrinimo rezultatų dokumentą.

Vadovas, visiškai nesuprantantis patikrinimo proceso, nesuprantantis savo sprendimo pasekmių, nesuvokiantis, kas ką tikrina ir kas kam atskaitingas patikrinimo metu, negana to - falsifikuojantis finansinius dokumentus - tai yra kažkas nesuvokiamo. Paradoksalu, Lietuvoje yra nemažai įmonių, kur tokie vadovai yra visai "normalūs" ir įprasti.

Vyr. finansistas, dirbantis visai įmonių grupei ir kontroliuojantis taip pat ir tos mažmeninės įmonės finansinę veiklą, irgi neaišku, ką ten veikia. Kaip jūs patys pavadintumėte žmogų, kuris nereaguoja į finansiškai pavaldžiose įmonėse vykdomas finansinių dokumentų falsifikacijas?

Reziumuojant

Kaip matome, šabloniškas sprendimas "tikrintojas visada ir be išlygų teisus" - tai ir yra geriausia praktika. Nesvarbu, kad konkrečiu atveju tikrintojas galėjo ir suklysti. Net jei jis suklydo - jis teisus visvien. Tačiau neretai tenka susidurti su blogiausia praktika ir ją pataisyti, norint suprasti, ką ta geriausia praktika išties reiškia.

--- Ričardas Savukynas, 2010

Tags: blogiausia praktika, geriausia praktika, best practice, worst practice, auditas, revizija, inventorizacija Paskutinį kartą keistas 10:45 Tre, 3 Vas 2010 , keitimus įvykdė Main. Peržiūrėtas 8,750 kartų Children Susiję puslapiai Pasidalinti